为了便于开发档案信息资源，提供档案为各项工作查询、利用服务，确保档案安全，特制定以下办法：
一、学院有关部门因工作需要查（借）阅各类档案。经办人持查（借）阅申请单，写明查（借）阅目的，部门领导及部门主管副校长签字后到档案馆办理登记手续后方可（借）查阅。借阅档案原件还需主管档案馆的副校长签字，并注明归还日期，如有特殊情况不能按期归还的，需重新办理续借手续。档案原件借用期间应妥善保管，档案安全责任问题由借阅责任人承担相应后果。使用完后及时归还档案馆。
二、查（借）阅党委会议记录、纪要和党的重要文件，须经党委办公室领导批准后，方可查（借）阅。查（借）阅院务会议记录、纪要和学院重要行政管理文件，须经行政中心主管院长批准后，方可查（借）阅。
三、查（借）阅财会档案。财会档案原则上只准财务人员查（借）阅，须经院长或财务总监签字后，方可查（借）阅。非财务人员查（借）阅财会档案的，需在财务人员的陪同下，经财务总监签字同意下，方可查（借）阅。
四、查（借）阅科研，本课题人员可直接调阅。非本课题人员须经课题组长同意方可查（借）阅。
五、借阅教学档案。在校生因参加各种考试等，需要复印招生录检表的，可由辅导员统一办理手续。对已毕业学生需查阅档案，需要有学生本人申请书及盖有社区或书院公章后，方可借阅。
六、查（借）阅基建档案。如需办理换发土地证、房产证等各种证件时需上交基建档案原件时，需要提供情况说明书及基建主管校长签字后，留复印件在档案馆即可。
七、查阅档案的人员，必须遵守档案馆制度，保守档案秘密，保证档案安全。不得涂改、勾划、剪裁、抽页或擅自复制转借。违者将追究责任，并纳入到部门年终考核。