西京学院档案馆是陕西省档案目标管理认证AAA级单位，建立于2002年4月，原隶属院务办公室。2007年1月档案馆独立建制为处级单位。现有工作人员5名，其中研究生学历1名，本科学历4名。馆库面积1400多平方米，实现了办公、库房、阅览三分开。馆内配有计算机、复印机、打印机、扫描仪、空调机、除湿机、防磁柜等设备设施。

档案馆是全院档案工作归口管理部门。既对全院档案工作统筹规划，组织协调，依法全权对全院各归档单位档案工作进行监督和指导，又担负着为学校和社会安全保管、积极开发、提供利用各类档案的职能。

档案馆在全院建立有较为完整的档案工作网络。各归档单位均有一名领导分管档案工作并有一名专（兼）职档案员，对本单位产生和形成的档案负责收集、积累、整理、归档等工作。档案馆按照《档案法》、《保密法》制定了一套完整的适合本院档案工作的档案管理办法。对全院党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版、财会、声像、 学生、实物等十四类档案进行了集中统一管理。

目前，馆藏各类档案近6万卷。使用“南大之星档案管理软件系统”实现了各类档案的计算机输入与检索管理。对部分档案利用扫描技术进行数字化管理。

档案馆在校领导的关心下，不断加强自身思想素质教育和全员档案法律意识的教育，积极学习宣传《档案法》，学习、贯彻《高等学校档案管理办法》，在全院形成依法治档的氛围。2002年档案馆被陕西省教育工委，陕西省教育厅授予“陕西省高等学校档案工作先进单位”。2003年被评为“科技事业单位档案目标管理省级先进单位”。2004年档案馆通过陕西省档案目标管理认证AAA级。2008年5月被陕西省教育厅再一次授予“陕西省高等学校档案工作先进单位”。2010、2011年被陕西省教育工委、教育厅评为陕西省教育系统信息工作先进集体，2011年被陕西省档案局评为全省档案工作先进集体。2018年被陕西省教育厅评为陕西高等学校档案工作“先进单位”。