为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研和管理活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规和方针政策，制定本办法。
一、总则
（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才培养、校际交流、合作办学、友好往来等活动直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的材料，均属外事档案。
（二）外事档案是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划，管理制度之中，落实到学校有关部门和外事人员的职责范围。做到与布置、检查、总结、验收外事工作同步进行。
二、外事档案的归档范围
（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
（三）归档的主要内容和重点
1． 归档的主要内容包括：综合管理、派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的外籍专家，教师在教学、科研等活动中形 成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学 位、称号等的材料。
2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3．本校人员在国外获得的证书、奖章、奖状、奖品可采取不同方式归档，或存复印件、影印件，外国赠送学校的纪念品、礼品有保存意义的应归档，不宜长期保存的可保存影印件和清单。
4．不归档的材料
上级关于外事工作的普发性（不专指高校），不办的文件；
未定稿的各种文件；
未生效的合同、协议书；
无查考利用价值的一般性、临时性函件；
重份文件，校内各单位发来的文件；
与校外单位交换来的材料。
三、外事文件材料的立卷与归档流程及要求
（一）学校外事管理部门是本校外事管理、涉外教学、科研、交流等文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议……活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理、组卷，按规定向学校档案馆移交。
（二）聘请外籍、港澳专家、学者来校讲学及科研合作的部门在任教、研究活动结束时，应将批准文件、邀请报告、接待计划、讲稿、工作总结、声像材料……等整理好送交外事管理部门立卷归档。
（三）授予外籍人士名誉职务、学位等有关材料由外事管理部门立卷归档。
（四）立卷要求
1．根据外事材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的原则组卷。
2． 对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等材料按年度分类、组卷。并将国内外和国（境）外活动 期间形成的材料按活动性质分类、组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。
3．归档的外事文件材料，要求质地优良、书绘工整，声像清晰，禁止使用不耐久工具（如铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水等）书写。
4．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，均为一页，页号位置标在非装订线一侧的下角。
四、外事档案的验收归档
（一）归档的外事文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。
（二）外事文件材料在归档前，要填写移交目录，移交目录内容为：外事文件材料名称，份数和移交日期。一式两份连同整理好的案卷一并向档案馆移交。交接双方要当面验收，检查合格后签字盖章，各执一份备查。
（三）归档时间：外事文件材料按学年度分类、组卷，在次年的5月底之前归档。
五、外事档案的提供利用
参照“西京学院档案馆查阅档案指南”执行。
本办法自发文之日起实施，由档案馆负责解释。
附件，西京学院外事类档案归档范围及保管期限表。

西京学院外事类档案归档范围及保管期限表

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