一、归档时间
一、党群、行政、外事、出版类，按年度在次年4月底前归档。
二、教学类，按教学年度在次年4月底前归档。
三、科研、基建、科技产品类，在项目完成后二月内归档。
四、仪器设备类，随机文件在开箱验收后二月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成材料在次年4月底前归档,签订的合同、协议类，在签订后24小时之内移交档案馆。
五、财会类按年度立卷，按学期归档。
六、声像、实物类，可随其所属文件一同归档。
七、人物类，随时归档。
八、移交时，移交部门持移交目录单，交接双方经核对无误，双方签名，各执一份。
二、归档文件材料的质量要求
（一）凡归档的文件材料必须准确、真实。
（二）归档的文件材料要符合文件制作要求、标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整。
（三）凡归档的文件材料应质地优良、书写工整。应使用兰黑和碳素墨水、优质油墨书写或用激光打印机制作，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸等易退色材料书写或制作。
（四）声像材料（照片 、软盘、光盘、录音、录像带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片）要做到图、声、像清晰，并应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。
（五）归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件应为A4幅面（210×297）或A3型（420×297）幅面纸张。
（六）归档材料必须是原件，任何单位或个人不得用复印件代替原件。