为了加强和规范学院党群、行政档案管理工作，提高管理水平，充分发挥党群、行政档案在学院各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规。结合学院实际，制定本办法。
一、总则
（一）党群、行政档案是指学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料和实物（包括电子文件）。
（二）党、政档案是学院在党建工作和各项行政管理过程中产生的历史记录，对当前教育、教学等工作管理和今后长远发展具有重要的查考利用价值。因此必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全。
（三）学院各部、系、院、机关各处（室）、党委各工作部门及馆、所、中心、附属单位均为一个立档单位。应有一名负责人分管档案工作并指定一名兼职档案员协同档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
（四）党、政文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入工作计划，纳入管理制度，纳入相关人员的岗位职责；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
二、党群、行政档案的归档范围及不归档文件
（一）归档的党、政文件材料对学校和社会、当前和长远具有查考、凭证作用及研究价值；能反映本校党政部门职能活动的全过程，且完整、准确、系统。
（二）归档的内容主要包括党务、行政、工会、团委系统以及民主党派等在党群管理和行政管理工作中形成的各种文件材料及其他载体形式的材料。具体范围参见《西京学院党群、行政档案归档范围及保管期限表》。
（三）归档的重点是学院在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料，尤其要以全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对本院的指令性、指导性文件和需要本院承办的文件材料为主。
（四）不归档的文件材料的范围
1、上级机关普发的供参阅、不办的文件；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、未定稿的文件及图纸等（包括上级机关的征求意见稿）；
4、无查考价值的事物性、临时性文件；
5、重份文件及图纸等；
6、未生效的合同、协议、单据等；
7、学院内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等；
三、党、政文件材料的部门立卷和归档程序
（一）形成积累
1、学院各部、处、系（院）、馆、中心等党群、行政部门要做好现行文件的管理，根据本单位工作职责和历年文件形成规律。参照《西京学院党群、行政档案归档范围及保管期限表》建立案卷类目。
2、各文件材料形成部门兼职档案员或文书处理员，平时按照本单位建立的案卷类目，做好文件材料的形成、积累，预立卷工作。
（二）整理组卷
1、党、政文件材料形成部门按照归档要求将已形成的全部文件材料整理组卷。
2、组卷要遵循文件材料的形成规律，按年度、问题或重要程度组卷。卷内文件排列，一般文字材料在前,图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；印件在前，底稿在后。
3、组好的案卷要拆除金属物，修补破损处，并在非装订线一侧的下角打印页码，三孔一线装订；按件保管的文件要在每件文件的右上角，编制件号。
4、案卷内填写卷内目录：一般每份文件单独为一件，请示与批复、来文与复文、原件与复印件、正件与附件，按一件计算；各种报表、名册、书刊等为一件；其次填写备考表，拟写案卷标题。
（三）移交归档
1、各单位兼职档案员将整理好的案卷打印移交目录，于每年的4月底前向档案馆移交上一年的档案。
2、移交档案，交接双方当面检查案卷质量、数量，合格后双方在移交目录上签字（一式两份），各执一份备查。
四、党政档案的管理和利用
（一）档案馆负责对接收进馆的党政档案进行分类、编目、入库保管，并编制科学适用的分类目录和全引目录，进行计算机管理，为查阅利用服务。
（二）档案库房要保持清洁卫生，案卷排列有序。定期进行安全检查，最大限度延长档案寿命。
（三）查阅党群、行政档案按规定办理手续，查阅档案可按学院档案馆有关规定执行。
（四）调阅学院党委会议记录，会议纪要和党委重要文件，须经党委办公室领导批准。调阅院务会议纪要、记录和学院重要行政文件材料，须经院长办公室领导批准。
（五）严格遵守保密规定和安全保管条例，禁止查阅人员进入库房，确因工作需要时，须经档案人员同意方可入内。
五、附则
（一）本办法自发文之日起实施。
（二）本办法由档案馆负责解释。



一、党群类档案归档范围及保管期限表
DQ11   党务综合
 

DQ12   纪    检
 

DQ13   组    织
 

DQ14   宣传教育
 

DQ15   统    战
 

DQ16   工    会
 

DQ17   共青团
 

二、行政类档案归档范围及保管期限表
XZ11   行政综合
 

XZ12   人    事
 

XZ13   监察、审计
 

XZ14   武装、保卫
 

XZ15   总务、后勤
 

XZ16   档案、图书