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关于做好2014届毕业生档案邮递工作的通知

2014-08-22 09:26:38 

各系、院:

为了做好2014届毕业生档案邮递工作,依据陕西省机要局要求现将有关毕业档案邮递工作安排如下:

一、毕业生档案邮寄相关材料的填写要求

1、毕业生就业名单批准后,各系、院应立即组织有关人员,严格按照要求填写下列材料:西京学院2014届毕业生档案转递通知单、机要信封信息,毕业生档案交寄登记表(一式两份),以上材料模板已传至档案馆网站和档案管理群,请各系院自行下载。

2、对已就业的毕业生档案按招生就业处提供的接收单位填写以上材料;考取校外研究生的毕业生,依据录取通知书或调档函填写以上材料。

3、对待就业毕业生档案经所在系、院同意,统一免费存放档案馆两年,超过两年按照《关于对西京学院学生档案管理制度进行补充的通知》每月收取档案保管费。

4、以上材料各系、院的按以下序号编号:

机电工程系:1410001 工程技术系:1420001

经济管理一系:1430001 经济管理二系:1440001

人文科学系:1450001 艺术学院:1460001

高职一部: 1470001 基础部:1480001

5、机要袋密封前要认真检查《西京学院2014届毕业生档案转递通知单》、机要信封信息和《毕业生档案交寄登记表》与档案袋外目录的学生姓名、专业,《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》信息是否一致。确认无误后密封,机要袋边角要粘紧,不留缝隙且不得破损。

6、各系、院按《毕业生档案交寄登记表》上填写的接收单位顺序,以每页所对应的档案绑为一小捆,检查校对无误后交档案馆学生档案室统一邮寄。

二、毕业生邮寄档案的查询

1、各系、院要确定专人负责毕业生档案的寄发及遗留问题的处理工作,《西京学院2014届毕业生档案转递通知单》系院存根联由系、院保存,在办理毕业生离校手续时必须将学生存根交毕业生本人,以便邮件到达后查询。

2、《毕业生档案交寄登记表》一式两份交档案馆学生档案室,由档案馆统一到陕西省机要通信局办理邮寄事宜。毕业生后期查询邮寄档案情况由档案馆学生档案室负责(邮寄一月之后方可查询,一年之内有效)。

3、查询电话:85628151 联系人:王老师

附件:1、《西京学院2014届毕业生档案转递通知单》样版

2、《机要信封粘信息》样版

3、《机要文件交寄单》样表

西京学院档案馆

2014年6月23日

西京学院2014届毕业生档案转递通知单 第1410001号

已将经济系电子商务专业统招专科***班毕业生刘宏伟的档案转往河南省安阳市人事局就业办,电话0372-2299582,刘宏伟的电话13572589544。

寄件单位:西京学院机电工程系

2014年7月 18 日

系 院 存 根

西京学院2014届毕业生档案转递通知单 第1410001号

刘宏伟:

2014年7月18 日,将你的档案编为1410001号,已转河南省安阳市人事局就业办,电话0372-2299582,请你尽快查问落实(期限一年内),并将结果电告本院系办公室,系办电话029-85628056。否则,责任自负。

西京学院机电工程系

2014年7月18 日

学 生 存 根

(以下联装机要信封内)

西京学院2014届毕业生档案转递通知单 第1410001号

河南省安阳市人事局就业办 :

兹将我系刘宏伟的档案材料转去,请按档案名称清点查收,并将回执退回。

寄件单位:西京学院机电工程系(盖章)

2014年7月18日

接收

档案

回执

西京学院经济系:

你系2014年7月18日转来的第1410001号刘宏伟的档案,经清点无误,现将回执退回,请查收。

收件人: 收件单位(盖章)

2014年 月 日

秘密

甘肃省陇南市人力资源和社会保障局

西安西京学院 经济管理一系

报到证编号:20140004254 单峰

邮编:710123

秘密

甘肃省陇南市人力资源和社会保障局

西安西京学院 经济管理一系

报到证编号:20140004255 单峰

邮编:710123

秘密

甘肃省陇南市人力资源和社会保障局

西安西京学院 经济管理一系

报到证编号:20140004256 单峰

邮编:710123


机要文件交寄单

寄件单位:西京学院 机电工程系

发出日期:2014年7月18日

共 页 第 页

序号

收件单位名称

学校编号

件数

发件单位

机要通信编号

备注

1

河南省安阳市人事局就业办

1410001

1

斐少军

西京学院

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

本页全计:20件

接收人:

本号单共计:5页100件

(章)

接收日戳

登记人:

送件人:王海燕



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