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关于2009届统招和非统招毕业生档案准备工作的通知

2014-07-07 15:13:11 

各系、院学生科:

为了顺利完成2009届统招毕业生档案的准备工作,规范管理学生档案,提高毕业生档案准备工作的管理水平,继续实行毕业生档案准备工作下移,以班为单位准备毕业生档案。现将毕业生档案准备工作安排如下:

一、毕业生档案准备工作的时间

1、毕业生档案准备工作分三个阶段:

第一阶段在第一学期,核对毕业生档案,纠正档案存在的错误,更换毕业生档案袋,收集未归档的表格, 填写高校毕业生登记表。

第二阶段在第二学期3月,毕业生登记表和收集的表格归档。

第三阶段在第二学期6月,统招生的学生成绩登记表、就业通知书归档。

2、今年9月10日以前,各系、院把《2009届毕业班登记表》《2009届毕业生统计表》交给学生档案室, 到学生处领取《高等学校毕业生登记表》。

3、核对档案,纠正错误,更换档案袋的时间,安排在第一节至第八节课:

日期 系、院

2008年9月16日 机电工程系

2008年9月17日 机电工程系

2008年9月18日 工程技术系

2008年9月19日 工程技术系

2008年9月22日 管理科学系

2008年9月23日 管理科学系

2008年9月24日 经济系

2008年9月24日 经济系

2008年9月26日 人文科学系

2008年9月29日 艺术学院

4、毕业生登记表和收集的表格归档时间,安排在第一节至第八节课:

日期 系、院

2009年3月9日 机电工程系

2009年3月10日 机电工程系

2009年3月11日 工程技术系

2009年3月12日 工程技术系

2009年3月13日 管理科学系

2009年3月16日 管理科学系

2009年3月17日 经济系

2009年3月18日 经济系

2009年3月19日 人文科学系

2009年3月20日 艺术学院

5、统招毕业生的学生成绩登记表和正式党员档案归档,再次核对归档的材料, 填写档案内容编号, 打印毕业证书编号的时间,安排在第一节至第八节课:

日期 系、院

2009年6月1日 机电工程系

2009年6月2日 机电工程系

2009年6月3日 工程技术系

2009年6月4日 工程技术系

2009年6月5日 管理科学系

2009年6月8日 管理科学系

2009年6月9日 经济系

2009年6月10日 经济系

2009年6月11日 人文科学系

2009年6月12日 艺术学院

6、2009年6月下旬,就业通知书归档,密封档案, 按照毕业证编号从小到大的顺序移交各系、院。

7、个别毕业班错过安排的时间,档案室无法另行安排。

二、填写《高等学校毕业生登记表》补充说明

1、此表用于2009届统招毕业生,归入毕业生档案,需要认真填写,尤其是毕业论文题目或毕业设计、毕业实习单位和主要内容。

2、封面上的专业名称要求写全称;填表日期、自我鉴定的日期由毕业生填写2009年5月15日;班组鉴定的日期由班组长填写 2009年5月30日;系院组织意见的日期由辅导员填写2009年6月15日;学校对本人的政审意见和学院组织意见的日期由辅导员填写2009年6月30日。

3、填写现在家庭住址,要求写邮政编码。

4、自我鉴定的内容,是本人在大学学习中的政治思想表现、学习情况、集体活动以及社会实践等方面,字数在300-500字左右。

5、班组鉴定由班委会讨论做出符合学生本人的恰当评价,不能简单马虎,由班组长签名。

6、系院组织意见由辅导员根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定,鉴定评语要恰如其人,不能用简单的“同意”二字,更不能交给学生代写, 否则将对辅导员进行处罚, 鉴定完毕加盖系、院印章。

7、学校对本人的政审意见和学院组织意见, 由各系、院安排辅导员在毕业生登记表归档前一周以内,到学工部加盖“政审合格” 和“学生工作部”印章,到院办加盖“西京学院”印章,到学生档案室加盖“准予毕业”印章,参加大清考补考的毕业生等成绩评出后,加盖“准予毕业”或“准予结业” 印章。

三、毕业生档案准备工作的注意事项

1、档案准备工作的地点,在教务处办公楼一层学生档案室,内线电话87695。

2、在核对档案内容纠正错误时,辅导员要认真查对、收集缺少的高中档案、高考档案、录取通知书、学生登记表、军训成绩表、入团志愿书、三好学生登记表、优秀学生干部表、学习优秀生登记表、文体积极分子表、优秀毕业生表、高校优秀毕业生表、高校优秀学生干部表、技能鉴定登记表、高校毕业生登记表,避免毕业生提档寻找缺少的表格。

3、各系、院要认真检查《毕业生登记表》的填写、盖章和收集表格情况后, 通知毕业班辅导员要按照安排时间,认真组织党团员班干部,带黑色中性笔和归档的材料,在建立档案登记表登记归档,档案袋件数要求写准确。

4、要求辅导员在《建档登记表》填写:多少份毕业生档案准备齐全、姓名、日期,做到每个毕业生都有一份完整无缺的档案。

5、两次核对档案材料, 纠正档案错误,要做到准确无误,对在提档后发现档案错误,对其单位进行经济处罚,一份档案罚款50元。

6、在毕业生办离校手续期间, 统招毕业生档案继续实行分散提档, 各系、院要保障档案安全,提高提档速度,办离校手续结束,统计剩余档案和提档委托证件, 移交学生档案室。

附:《西京学院2009届毕业班登记表》《西京学院2009届毕业生统计表》。

西京学院档案馆

2008年8月29日



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