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关于2016届毕业生档案准备工作的通知

2015-09-21 16:07:24 

研究生处、各社区(书院)学生科:

为顺利做好2016届毕业生档案的准备工作,现将毕业生档案准备工作安排通知如下:

  • 毕业生档案准备工作的流程及时间

毕业生档案准备工作共分三个阶段进行,第一阶段在第一学期10月,第二阶段在第二学期3月,第三阶段在第二学期的5—6月,具体时间和任务要求如下:

1、任务及时间表:

统招

时间

院、系

任务

10月12日

长江社区

核对档案、纠正错误、收集未归的档案、表彰表及职业技能鉴定表。

10月13、14日

璞玉社区

10月15、16日

至诚社区

10月19日

行健书院

10月20日

茂林社区

10月21日

博雅社区

10月22、23日

允能社区

10月26日

万钧书院

10月27、28日

南洋社区

3月14日

长江社区

归表彰表格、职业技能鉴定表。

3月15、16日

璞玉社区

3月17、18日

至诚社区

3月21日

行健书院

3月22日

茂林社区

3月23日

博雅社区

3月24日

允能社区

3月25日

万钧社区

3月28、29日

南洋社区

5月6日

长江社区

归职业技能鉴定表、党员材料。再次核对毕业生档案。

5月9、10日

璞玉社区

5月11、12日

至诚社区

5月13日

行健书院

5月16日

茂林社区

5月17日

博雅社区

5月18、19日

南洋社区

5月20日

允能社区

5月23日

万钧书院

2、2015年9月26日前,各社区(书院)把《2016届毕业班登记表》《2016届毕业生统计表》纸质版交学生档案室。

3、2016年6月,统招毕业生归学生成绩登记表、毕业生登记表、学士学位审批表、就业通知书,打印毕业证书编号,填写档案内容编号,密封档案, 转递档案与自带档案分离。自带档案按照毕业证编号从小到大的顺序移交各社区(书院)。

4、如有特殊情况不能按期归档的,需提前与学生档案室王老师联系,根据情况另行安排时间。如未能按期归档,也没有提前联系的,从而影响整个归档进度的,将纳入部门考核。

二、毕业生档案准备工作的注意事项

1、档案准备工作在档案馆学生档案室进行,内线电话6731,联系人:王海燕。

2、辅导员在核对档案内容纠正错误时要认真查对,收集缺少的高中档案、高考档案、录取通知书、学生登记表、军训成绩表、入团志愿书、三好学生登记表、优秀学生干部表、学习优秀生登记表、文体积极分子表、优秀毕业生表、高校优秀毕业生表、高校优秀学生干部表、职业技能鉴定登记表、高校毕业生登记表,避免毕业生提档时表格不全。

3、要认真检查《毕业生登记表》的填写、盖章情况并收集表格后,学生科通知毕业班辅导员要按照安排时间和归档的材料,到学生档案室填写建档表登记归档,档案袋上的件数、页数要求写准确。

4、辅导员在填写《建档登记表》时,要写清楚:多少份毕业生档案准备齐全、姓名、日期,做到每个毕业生都有一份完整无缺、准确无误的档案。

5、经过两次核对档案材料,纠正错误信息,应确保档案真实准确,对提档后发现档案错误,造成学生困扰的,将对其部门进行全校通报,并纳入部门考核。

6、在毕业生办理离校手续期间, 统招毕业生档案继续实行分散提档, 各社区(书院)要保障档案安全,严格提档手续,办理离校手续结束后,统计剩余档案和提档委托证件, 移交学生档案室。

三、填写《高等学校毕业生登记表》补充说明

1、此表用于2016届统招毕业生,归入毕业生档案,需要认真填写,尤其是毕业论文题目或毕业设计、毕业实习单位和主要内容。

2、封面上的专业名称要求写全称;填表日期、自我鉴定的日期由毕业生填写2016年5月15日;班组鉴定的日期由班长填写2016年5月30日;社区、书院组织意见的日期由辅导员填写2016年6月15日;学校对本人的政审意见和学院组织意见的日期由辅导员填写2016年6月30日。

3、填写现在家庭住址,要求写邮政编码。

4、自我鉴定的内容,是本人在大学学习中的政治思想表现、学习情况、集体活动以及社会实践等方面,字数在300-500字左右。

5、班组鉴定由班委会讨论做出符合学生本人的恰当评价,不能简单马虎,由班长签名。

6、组织意见由辅导员根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定,鉴定评语要恰如其人,不能用简单的“同意”二字,更不能交给学生代写, 鉴定完毕加盖系、院印章。

7、学校对本人的政审意见和学院组织意见,12月份由各社区(书院)安排辅导员到大学生服务与发展中心加盖“政审合格” 和“学生工作部”印章,到行政中心加盖“西京学院”印章,6月份高校毕业生登记表归档时,到学生档案室加盖“准予毕业”或“准予结业” 印章。

附件:1、2016届毕业班登记表、2016届毕业生统计表,请在档案管理群自 行下载。

西京学院档案馆

2015年9月21日



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