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关于2015届毕业生档案准备工作的通知

2014-12-03 10:21:45 

各社区、书院学生科:

为了顺利做好2015届毕业生档案的准备工作,现将毕业生档案准备工作安排如下:

一、毕业生档案准备工作的流程及时间

毕业生档案准备工作共分三个阶段进行,第一阶段在第一学期,第二阶段在第二学期3月,第三阶段在第二学期的5月至6月,具体时间和任务要求列表如下:

1、任务及时间表:

 

统招

非统招

时间

院、系

任务

时间

学院

任务

10月08日

长江社区

核对档案、纠正错误、收集未归档的表彰及职业技能鉴定表。

10月20日

文理学院

核对档案内容,纠正错误。

10月09日

璞玉社区

10月21日

文理学院

10月10、11日

至诚社区

10月22日

长江社区

10月13日

行健社区

10月14日

茂林社区

10月15日

博雅社区

10月16日

允能社区

10月17日

万钧书院

3月4、5日

长江社区

归表彰表格、职业技能鉴定表。

3月20日

文理学院

归成绩登记表、表彰表格、职业技能鉴定表。

3月6、9日

璞玉社区

3月23日

文理学院

3月10、11日

至诚社区

3月24日

长江社区

3月12、13日

行健社区

3月25日

博雅社区

3月16日

茂林社区

3月17日

博雅社区

3月18日

允能社区

3月19日

万钧社区

5月6、7日

长江社区

归表彰表格、职业技能鉴定表、党员材料再次核对毕业生档案。

5月22日

文理学院

在毕业生鉴定表上打印毕业证编号、填写档案内容编号。

5月8、11日

璞玉社区

5月25日

文理学院

5月12、13日

至诚社区

5月26日

长江社区

5月14、15日

行健社区

5月27日

博雅社区

5月18日

茂林社区

5月19日

博雅社区

5月20日

允能社区

5月21日

万钧书院

 

2、2014年9月30日前,各社区、书院把《2015届毕业班登记表》《2015届毕业生统计表》交学生档案室。

3、2015年6月,统招毕业生归学生成绩登记表、毕业生登记表、学士学位审批表、就业通知书,打印毕业证书编号,填写档案内容编号,密封档案, 转递档案与自带档案分离。自带档案按照毕业证编号从小到大的顺序移交各社区、书院等待学院、社区安排、办离校手续的时间另行通知。

4、如有特殊情况不能按期归档的,需提前与学生档案室王老师联系,根据情况另行安排时间。如未能按期归档,也没有提前联系的,从而影响整个归档进度的,将纳入年底部门考核。

二、毕业生档案准备工作的注意事项

1、档案准备工作在档案馆学生档案室进行,内线电话6731,联系人:王海燕。

2、辅导员在核对档案内容纠正错误时要认真查对,收集缺少的高中档案、高考档案、录取通知书、学生登记表、军训成绩表、入团志愿书、三好学生登记表、优秀学生干部表、学习优秀生登记表、文体积极分子表、优秀毕业生表、高校优秀毕业生表、高校优秀学生干部表、职业技能鉴定登记表、高校毕业生登记表,避免毕业生提档时表格不全。

3、要认真检查《毕业生登记表》、《毕业生鉴定表》的填写、盖章情况并收集表格后,学生科通知毕业班辅导员要按照安排时间,认真组织党员、班干部,带黑色中性笔和归档的材料,到学生档案室填写建档表登记归档,档案袋上的件数、页数要求写准确。

4、辅导员在填写《建档登记表》时,要写清楚:多少份毕业生档案准备齐全、姓名、日期,做到每个毕业生都有一份完整无缺、准确无误的档案。

5、经过两次核对档案材料,纠正错误信息,应确保档案真实准确,对在提档后发现档案错误,对其单位进行全校能报,并纳入中层干部考核。

6、在毕业生办理离校手续期间, 统招毕业生档案继续实行分散提档, 各社区、书院要保障档案安全,严格提档手续,提高提档速度,办理离校手续结束后,统计剩余档案和提档委托证件, 移交学生档案室。

注:非统招毕业生只核对入学后材料。

附件一:填写《高等学校毕业生登记表》补充说明

附件二:《毕业生鉴定表》填写说明

西京学院档案馆

2014年9月24日

附件一:统招毕业生

写《高等学校毕业生登记表》补充说明

1、此表用于2015届统招毕业生,归入毕业生档案,需要认真填写,尤其是毕业论文题目或毕业设计、毕业实习单位和主要内容。

2、封面上的专业名称要求写全称;填表日期、自我鉴定的日期由毕业生填写2015年5月15日;班组鉴定的日期由班组长填写2015年5月30日;社区、书院组织意见的日期由辅导员填写2015年6月15日;学校对本人的政审意见和学院组织意见的日期由辅导员填写2015年6月30日。

3、填写现在家庭住址,要求写邮政编码。

4、自我鉴定的内容,是本人在大学学习中的政治思想表现、学习情况、集体活动以及社会实践等方面,字数在300-500字左右。

5、班组鉴定由班委会讨论做出符合学生本人的恰当评价,不能简单马虎,由班组长签名。

6、社区、书院组织意见由辅导员根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定,鉴定评语要恰如其人,不能用简单的“同意”二字,更不能交给学生代写, 否则将对辅导员进行处罚, 鉴定完毕加盖系、院印章。

7、学校对本人的政审意见和学院组织意见,12月份,由各社区、书院安排辅导员到大学生服务与发展中心加盖“政审合格” 和“学生工作部”印章,到行政中心加盖“西京学院”印章,高校毕业生登记表归档时,到学生档案室加盖“准予毕业”或“准予结业” 印章。

附件二:非统招毕业生

《毕业生鉴定表》填写说明

1、封面上专业名称要求写全称;填表日期由毕业生填写2015年5月15日;班组鉴定的日期由班组长填写 2015年5月30日;辅导员评语的日期由辅导员填写2015年6月15日;学校意见的日期由辅导员填写2015年6月30日;毕业时间由毕业生填写2015年7月。

2、自我鉴定的内容,是本人在大学学习中的政治思想表现、学习情况、集体活动以及社会实践等方面,字数在200字左右。

3、班组鉴定由班委会讨论做出符合学生本人的恰当评价,不能简单马虎,由班组长签名确认。

4、辅导员评语由辅导员根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定,鉴定评语要恰如其人,不能用简单的“同意”二字,更不能交给学生代写,否则将对辅导员进行处罚。

5、学校意见由学院检查《毕业生鉴定表》填写结束后,于12月份,安排辅导员到行政中心,在《毕业生鉴定表》加盖“西京大学”印章,到学生档案室加盖“准予毕业”印章。

 

 



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