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归档范围及要求

2014-08-04 11:12:46 

西京学院文件资料立卷归档实施细则

第一编   立卷归档制度

第一章   归档范围


    从1989年国家教委发布6号令以来,又在1993年颁发了“普通高校档案工作规范”和“普通高校档案实体分类法”两个法规性文件,并要求1994年正式贯彻实行。《规范》根据各类学校的规模、类别,拟制基本归档范围。
一、凡是能够反映学校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件与电报、簿册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文件材料;电子文件材料及其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料,各类校级以上的奖状、奖牌、专利证书、著作权证书、各类有纪念意义的礼品,停止使用的印章等均属归档范围。
二、上述应归档的文件材料,按照其产生的部门及记述的内容、载体性质,可分为十个主类和三个辅类。
十个主类:
1、党群类(DQ):主要包括学校党委、工会、团委制定以及民主党派等党群管理工作中形成的各种文件材料。
2、行政类(XZ):主要包括校办、人事、监察、审计、总务等行政管理部门在行政管理工作中形成的文件材料。
3、教学类(JX):主要包括学校各类教学管理部门、各系、部、学校在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。
4、科学研究类(KY):主要包括学校科研管理部门、各类科学研究机构,各单位科研人员,在科研管理和科研实践活动中形成的文字、图表、数据、声像等文件材料;
5、基本建设类(JJ):主要包括学校基建部门(包括管理部门和建设部门)在基建管理和建设施工活动中形成的文件材料和各类建设项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)在规划、决策、设计、施工、监理、竣工验收、使用工作中形成的各种文字、图表、图纸、声像等材料。
6、仪器设备类(SB):主要包括学校仪器设备管理部门,使用部门在仪器设备的管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件及申购、接收、调试、使用、维修和改进等主要环节中产生的文件材料;
7、产品与科技开发类(CP):主要包括学校校办企业管理部门,各校办企业和科技开发部门,在企业管理和产品生产开发、销售等工作中形成的文件、图表、图纸、数据等。
8、出版类(CB):主要包括学校正式编辑、出版的学报、报纸,各种专业杂志、书籍的样本及审编意见等出版管理和出版活动中形成的文件材料;
9、外事类(WS):主要包括学校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术研究会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请外籍、港澳专家与教师在本校教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料。
10、财会类(CK):主要包括学校财务部门及各独立核算部门在财务管理和会计工作中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料及财务管理综合性材料。
三个辅类:
1、声像类(SX):指各部门在各项工作活动中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片、缩微胶片等不同载体材料及机读材料。
2、实物类(SW):指学校获得的奖状、奖牌、锦旗、各类有纪念意义的礼品,学校历年使用的校徽、纪念章,停止使用的印章等。(甚至使用过的校牌)。
3、人物类(RW):一般指学校、校级以上领导干部、正高级专业技术职称人员(博导以上),作出重要贡献的,在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。
三、各单位应归档的文件材料目录及范围参见本校《各类档案归档范围及保管期限表》中的相应类目。
说明:
1、本归档类目只规定一般常规材料,各单位应根据自己的职责范围以及每年工作任务的变化,制定自己当年的归档类目,做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的档案材料保存。
2、附属学校(如小学、中学)、公安处材料按业务主管部门要求归各单位自己保存。
3、系、院二级档案材料应按照评估工作要求,参照档案馆制定的附件存“系、院教学档案”做好本系、院档案材料的形成、积累、立卷。因档案馆制定的教学档案归档范围不能全部覆盖教学工作水平评估对系、院的要求。
 

第二章   立卷归档分工


    学校实行文件形成部门立卷归档制度,全校所有处级建制的单位,或因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。
一、学校的收文(包括中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件及兄弟单位的来文、来函)除了明确规定,要清退党委、行政以外,一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷。
二、以学校或校内部门名义发文,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷(联合发文);学校各部门互送的文件,由制成部门立卷。
三、各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料由主办单位立卷归档。
四、各支部、总支形成的文件材料,由组织部归口立卷;
五、工会、分会、及工会小组形成的文件材料由校工会归口立卷。
六、学生会、研究生会以及学生社团组织形成的材料,分别由校团委、研究生部归口立卷。
七、学校形成的科研管理文件,由科研处立卷归档,各单位形成的科研项目材料由课题组整理后交科研处立卷归档。
八、设备仪器档案材料,由资产处、资金使用处,分别立卷归档。
九、基建工程档案,由基建处归口立卷归档。
十、财务会计文件材料,由财务处归口立卷归档。
十一、外事工作文件,由国际交流中心立卷归档。
十二、各类公司、产业、开发中心形成的文件材料,由产业管理处统一归口立卷归档。
十三、临时性机构,撤销机构形成的材料由该部门立卷归档,并于机构撤销前向档案馆移交。
十四、各单位向学校党、政领导机构的请示,党、政领导机构对其的批复,由请示部门一并归档。
十五、我院与外单位合作开发的项目,合作办会形成的材料,若我院为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我院为协办,则只需归档与协办任务有关部分材料。并注明其它材料的去向。
十六、校领导、各系、院、部、处领导或工作人员外出开会带回的重要会议材料(对学校有价值的)综合性的交由校办、党办归档;专业性的交所在单位文书人员归档。
 

第三章   案卷质量要求

   案卷质量要求包括:归档文件材料的质量要求和案卷质量的要求。
一、归档文件材料的质量要求
1、凡归档的文件材料必须准确、真实。
2、归档的文件材料要符合文件制作要求、标题、落款、时间(年、月、日)、印章、签发必须齐全完整。
3、凡归档的文件材料应质地优良、书写工整。应使用兰黑和碳素墨水、优质油墨书写或用激光打印机制作,严禁使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸等易退色材料书写或制作。
4、声像材料(照片 、磁盘 、光盘、录音、录像带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片)要做到图、声、像清晰,并应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。
5、归档文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件应为A4幅面(210×297),或A3型(420×297)幅面纸张。
6、归档材料必须是原件,任何单位或个人不得用复印件代替原件。
二、案卷质量要求
1、应归档的文件材料,齐全完整。
2、分类清楚,排列有序,并保持文件之间的有机联系。
3、案卷标题确切,简明扼要。
4、保管期限、密级划分恰当。
5、卷皮、目录、备考表填写清晰、正规。
6、案卷装订,美观牢固,三孔一线。如以件为单位每件须盖归档章,用不锈钢书订或夹子区分。
 

第四章   归档时间和手续


一、党群、行政、外事、出版类,按年度在次年4月底前归档。
二、教学类,按教学年度在次年4月底前归档。
三、科研、基建、科技产品类,在项目完成后二月内归档。
四、仪器设备类,随机文件在开箱验收后二月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成材料在次年4月底前归档。
五、财会类按年度立卷,在财务部门保存一年后归档。
六、声像、实物类,可随其主类一同归档。
七、人物类,随时归档。
八、移交时,交接双方对照档案移交目录,检查无误,双方签名,各执一份。

 

第二编 立卷归档方法

  • 立卷归档流程

第二章   立卷归档方法


一、材料积累
      收集工作是立卷归档的第一步,按照学校立卷归档类目,将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全完整。
1、要求:应归档文件的种类,份数以及每份文件的正件、附件,底稿等均齐全、完整、真实(如是请示须与批复在一起归档)。
2、收集的重点:本部门自己形成的文件材料,上、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。
二、立卷方法
      立卷工作就是按照一定原则和方法,将已处理完毕的、有保存价值的零散文件进行整理并组成案卷的一项业务工作,其方案一般是按照文件的作者特征、名称特征、问题特征、时间特征、通讯者特征和地区特征归纳组卷,即“六特征”立卷法。
 

第三章   立卷分类


      在文件收集齐全完整的基础上,将文件按其内容反映的问题,针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。
一、分年度
      即将文件按其形成或内容针对的年度分开,不同年度的文件一般不得放在一起立卷,对一些内容联系密切的文件按下列规定处理。
1、工作计划、总结、预决算,统计报表等放在针对年立卷;
2、跨年度的请示、批复放在复文年立卷;
3、几年的规划放在年度针对年的头一年,几年的工作总结放在针对年的最后一年;
4、跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;
5、跨年度的学籍材料,放在一届学生的毕业年度立卷;
二、分级别
      将同一年度的文件按其作者(发文机关)与本单位的关系分成上级、本级(校)、同级。对以下与本单位有密切联系的文件,应同本级(来校)文件放在一起。
1、上级对本单位的批复;
2、上级通报本单位的文件;
3、上级普发性文件,其内容虽只有一项涉及本校,但属重要的,如:组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等。
4、对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书。
三、分问题
      将同一年度、同一级别文件按其反映问题分开,这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。
四、分期限
      将保管期限相同的文件放在一起
 

第四章  


一、组卷原则
1、党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料,应以问题为主灵活运用文件的六个特征(即,问题、作者、时间、地区、通信者、文种)来组卷。
2、产品、设备、科研、基建等专业性文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷。
二、组卷要求
1、能以问题组卷的尽量以问题组卷,将同一问题的文件组合在一起,问题可大可小,视文件多少而定;
2、若一个问题的文件太少,可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多,也可以分开组成数卷。
3、同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起,不得分开。
4、会议文件单独组卷,根据文件的多少,可一会数卷或数会一卷。
5、统计报表、名册、简报、出版物一般以名称(文种)组卷。
6、组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切、年代不混、保管期限适当。并能保持同上一年度中分类组卷方法一致。
 

第五章   卷内文件排序


        经过分类组成案卷后,卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。
1、密不可分的文件,应依序排列在一起,一般批复在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。
2、会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。
3、专题性,成套性的文件,按时间、阶段排列。
4、其它文件材料,应尽量将同一问题的文件排列在一起,然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。
 

第六章   编目装订


      关于案卷标题的拟写,立卷人要根据文件内容简明扼要,初步拟出标题,自检可按照“案卷质量验收标准”来检查。以上工作完毕后由档案馆指导人员检查合格后,再进行编目装订,包括编制页号,填写卷内目录,这些是文书立卷人员完成的。
一、编制页号
1、成卷装订的案卷,应统一在有字的每张材料正面的(非装订线一侧的下角)右下角,背面的左下角,用打号机打上页号;不装订的文件则在每份文件的右上方加盖有档号件号的章子,并逐项填写。
2、号码位置要一致,页号尽量不漏不重。
二、填写卷内目录:(可用Excel
      卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、文件所在页号、备注组成。
1、顺序号:按照卷内文件排列的先后,一份文件编一个顺序号。
2、文号:填写制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。
3、责任者:填写文件末尾的署名者(落款)(注意当责任者与文件的起草者不一致时,不要将起草者(作者)当成责任者)。
4、文件标题:一般照实抄录,如果无标题或标题不能反映文件内容,要自拟,自拟标题要外加[   ]。
5、文件日期:填写文件的制发日期。
6、文件所在页号:填写每份文件的首页号,最后一份文件写起止页号。
7、会议记录:要填写每次会议的时间和议题。
8、声像材料:要用文字标出照像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。
9、卷内目录字迹要清晰正规。
三、填写卷内备考表
      备考表主要用以填写卷内文件材料情况说明,和立卷人、检查人、立卷时间。若无说明,也应将立卷人、检查人、立卷时间填上以示负责。
四、填写案卷封面
     照实填写,要求字迹工整、清晰、美观大方。
五、装订案卷
     装订前去除文件上的金属物,托裱破损文件,三孔一线装订。
六、移交归档
     兼职档案员要填写移交目录,一式两份,档案馆审核后,双方签字,各执一份备查。
 



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