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西京学院归档时间和文件材料的质量要求

2014-09-15 09:37:28 

一、归档时间
一、党群、行政、外事、出版类,按年度在次年4月底前归档。
二、教学类,按教学年度在次年4月底前归档。
三、科研、基建、科技产品类,在项目完成后二月内归档。
四、仪器设备类,随机文件在开箱验收后二月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成材料在次年4月底前归档。
五、财会类按年度立卷,在财务部门保存一年后归档。
六、声像、实物类,可随其所属文件一同归档。
七、人物类,随时归档。
八、移交时,移交部门持移交目录单,交接双方经核对无误,双方签名,各执一份。
二、归档文件材料的质量要求
(一)凡归档的文件材料必须准确、真实。
(二)归档的文件材料要符合文件制作要求、标题、落款、时间(年、月、日)、印章、签发必须齐全完整。
(三)凡归档的文件材料应质地优良、书写工整。应使用兰黑和碳素墨水、优质油墨书写或用激光打印机制作,严禁使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸等易退色材料书写或制作。
(四)声像材料(照片 、软盘、光盘、录音、录像带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片)要做到图、声、像清晰,并应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。
(五)归档文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件应为A4幅面(210×297)或A3型(420×297)幅面纸张。
(六)归档材料必须是原件,任何单位或个人不得用复印件代替原件。 



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