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西京学院学生档案管理条例

2014-07-07 12:55:45 

   为了加强对学生档案的科学、规范管理,充分发挥学生档案在国家和社会选拔、录用人才的重要作用,根据《高等学校档案管理办法》,参照《干部标准工作条例》等法律、法规,结合学校实际,制定本条例。

第一条  学生档案是学校教育管理工作的重要组成部分,是学生在校期间形成的,反映学生本人在德、智、体、美、及家庭政治、经济基本状况的文字材料,是学生成长阶段的人生轨迹和真实记录。
第二条  学生档案是学校档案管理的一部分,是学校考察、培养、教育人才过程中的第一手材料,也是国家、社会选拔、录用人才的重要依据之一。
第三条  学生档案管理工作,必须贯彻执行党和国家有关档案管理、保密制度等法律、法规,确保学生档案的完整、真实和安全。
第四条  学生档案由档案馆集中统一管理,学校教学管理部门、学生管理部门及各系、院予以支持和配合,并应落实到有关人员的职责范围中。
第五条  学生档案的归档范围
主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,具体内容如下:
(一)统招学生归档材料:高中学籍登记表、高考报名表、准考证、志愿卡、体检表、高考成绩单、录取通知书、学生登记表、入学体检表、军训成绩表、奖惩材料、入党(团)材料,职业技能鉴定表、高校毕业生登记表、学生成绩登记表、学士学位审批表、就业通知书等。
(二)非统招学生归档材料
录取通知书、学生登记表、入学体检表、军训成绩表、奖惩材料、入党(团)材料、职业技能鉴定表、学籍登记表、毕业生鉴定表、学历文凭登记表等。
第六条  学生档案的建档与归档
(一)每年的10—11月是新生建立档案时间;且每个学期都应将教育教学活动中新产生的材料归档;毕业班档案提前半年进行毕业生档案准备工作。
(二)学校各系、院在学生入学后建档及每学期形成的材料,按照第六条的归档范围及时收集、积累、整理,在档案馆学生档案室归档。
(三)学生档案管理人员随时与各系、院,教务处、招生就业处、学生工作处等部门作好沟通、确保应归档的材料及时归档。
第七条   应归档的学生档案材料必须准确、真实、完整,能够全面反映学生在校期间的学习生活真实面貌,字迹工整、图表清晰,不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰墨水和复写纸等不耐久工具书写。
第八条  学生档案的利用
(一)在校生升学、入伍及办理各种证明查阅档案,必须持所在系、院证明经档案馆同意、方可查阅;
(二)因工作需要查阅档案,必须持有单位介绍信及系、院证明,经档案馆同意后查阅;
(三)学生个人不得查阅本人档案材料,学生档案一律不外借,需在档案馆查阅。
第九条  学生档案的转递及提取
(一)学生毕业分配或就业后应及时将档案转递至接收单位或派遣地人事管理部门。
(二)通过机要通信局邮寄的毕业生档案必须严格密封,并印制“接收档案回执”,“机要文件交寄单”等,以利安全。
(三)毕业生自带档案,密封后由系、院分发提档。自行提取档案必须持本人毕业证,按要求签字,密封后提取。
(四)委托他人提取档案,要求提供亲笔书写的提档委托书、毕业证书、身份证复印件,以及被委托人的身份证复印件。
(五)提取退学、休学等学生档案,要求提供系、院领导签字盖章的证明和本人身份证复印件。
第十条  学生档案的保管
根据安全保密和便于查找的原则,学生档案应科学、规范管理。
(一)学生档案要建立单独库房,具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光等设施、设备。保持库房整洁和适宜的温湿度。
(二)学生档案要建立规范的登记、统计制度,排架要科学有序,便于查找和管理。
(三)档案室钥匙由专人管理,不得随意丢放,人员变更时,要办理严格的交接手续。
(四)档案管理人员要忠于职守,坚持原则,严格保密规定,树立热情负责的服务思想,不断提高档案业务能力和管理水平。
第十一条  本条例从发布之日起执行,原规定同时废止。本条例由档案馆负责解释。 



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