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西京学院教学档案管理办法

2014-07-07 12:53:44 

   为了加强学院档案管理工作,更好地为教学管理、教学实践、教学研究、教学评估等工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》等有关规定,结合学院实际,制定本办法。
一、总则
(一)教学档案是学院档案的重要组成部分,是衡量学校教育、教学质量和管理水平的标志,必须坚持对现实和历史负责的原则,切实重视教学档案工作。
(二)教学档案是学院师生员工在教学管理和实践活动中的原始记录,是教学评估不可缺少的依据,必须集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全。
(三)教学档案工作应与管理部门和系、院工作同步进行,纳入工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
(四)教学管理部门和各系、院教学部门要重视教学档案管理工作,明确分管领导及专、兼职档案员,在人力、物力上给予支持。专、兼职档案员工作变动时,必须办理档案交接手续。
(五)档案馆积极主动做好专、兼职档案工作人员的业务培训和指导,定期检查,并实行学校档案工作的年度评比、奖励制度。
二、教学档案的归档范围与保管期限
(一)学院教学职能活动中直接形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料,均属教学档案。
(二)归档的教学文件材料主要包括:综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材、教学研究与教学质量评估等反映教学活动的全过程。
(三)教学档案的保管期限分为永久、长期和短期。凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌、对学院和社会有长远利用价值的,列为永久保管;凡是在较长时期内有查考价值的,列为长期保管;凡是在较短时期内有查考价值的,列为短期保管。
(四)教学文件材料的具体归档范围及保管期限参见《西京学院教学档案归档范围与保管期限表》。
三、教学文件材料的归档流程与要求
(一)平时收集:教学管理部门及系、院文书立卷人员(兼职档案员)应参照教学档案归档范围,结合本部门业务职能,建立预立卷文件夹(盒),将平时工作中办理完毕需归档保存的文件材料及时归入相应卷夹(盒),防止散失。
(二)立卷整理:每年寒假前,各部门秘书及相关人员将本年度形成的归档文件交由本部门兼职档案员,兼职档案员按问题分门别类,进行整理立卷。
归档的教学文件材料应视材料多少组成一卷或数卷,管理文件一般归档一份,重要的教学材料可归两份。整理组卷的标准可参见档案归档质量验收标准。
(三)组卷:
根据文件材料的形成规律整理组卷:材料应排列有序,密不可分的文件按:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后排列。
(四)移交归档:
每年的4月底前,教学管理部门和系、院兼职档案员将整理好的案卷向档案馆移交。归档移交时要认真填写移交目录,交接双方核对无误后履行签字手续,双方各执一份备查。
四、教学档案的管理与利用
(一)编目保管。档案馆负责对接收进馆的教学档案进行分类编目,装盒上架保管,编制分类目录和全引目录,进行计算机管理。
(二)库房安全。档案库房要清洁、有序,采取积极有效措施进行保管,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全。
(三)档案馆要增强服务意识,积极开展教学档案数字化处理,逐步实现教学档案管理信息化、网络化。提高服务质量和效率。
(四)利用方法。无论是本校人员查阅教学档案材料或是校外人员要求查阅,均按学院档案馆有关规定执行。
五、存系、院教学档案
一部分不属规定的归档范围内的材料,根据教学评估的要求应在系、院保管,并按规定编目。详细类目见《西京学院教学档案归档范围及保管期限表》。
六、附则:
(一)本办法自发文之日起实施。
(二)本办法由档案馆负责解释。
西京学院教学档案归档范围及保管期限表
JX11    
 

序号                     类  目  名  称                       保管期限
1、上级下达的有关教学工作综合性文件材料
(1)针对本校的、重要的                                      永久
(2)需要长期参照执行的                                      长期
(3)短期内有查考价值的                                      短期
2、本校教学工作规划、计划、总结、会议记录                       永久
3、本校编制的教学工作综合性的统计报表、大事记                   永久
4、本校培养目标、培养规格、学制等方面的规定、
办法、报告及上级批复                                         永久
5、本校教学工作综合性的制度、办法、条例                         长期
6、本校教学工作通报、简报                                       长期
7、本校召开的各种教学工作会议形成的材料                         长期
8、本校学生运动会材料
(1)本校运动会秩序册、开幕、闭幕词                          长期
(2)本校学生参加校外市级以上运动会获奖材料                  长期
9、本校非学历教育的培训班、进修班材料                           长期

JX12   学科与实验室建设
 

序号                     类  目  名  称                       保管期限
1、上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料             长期
2、本校各学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批、检查材料     永久
3、本校各学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报
(1)重点学科、专业报表设置                                  永久
(2)一般学科、专业                                          长期
4、本校学科、名牌专业建设、实验室建设文件及统计报表             永久
5、本校有关实验室管理的规章制度及其它材料                       长期

JX13   招生工作
 

序号                     类  目  名  称                        保管期限
1、上级有关招生工作的文件材料
(1)涉及本校的招生计划、指标                                长期
(2)普发性的规定、办法                                      短期
2、本校招生工作计划、总结、规定、办法、请示报告及上级的批复     长期
3、本校招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料               长期
4、本校录取新生审批表(录取名册)                               永久
5、本校委培、代培、自费生合同、协议                             长期
6、本校研究生入学试题及导师名册                                 长期

JX14   学籍管理
 

序号                      类  目  名  称                       保管期限
1、上级有关学籍管理方面的文件                                 长期-短期
2、本校学籍管理制度、办法、规定、条例                           长期
3、本校新生入学登记表                                           长期
4、本校在校生名册                                               永久
5、本校学生学籍卡(登记簿)                                     永久
6、本校学生成绩总表                                             永久
7、四、六级学生成绩总表                                         永久
8、本校学生学籍变更材料(包括跳级、升级、留级、休学、
复学、转学、转专业、退学等)                                 长期
9、本校表彰优秀生(三好生)、先进班集体的规定、办法、决定、
名单及先进材料;学生获得校内外各种竞赛奖名单、材料           长期
10、本校对学生的处分决定、通报及处理材料                        长期

JX15   课堂教学及教学实践
 

序号                      类  目  名  称                      保管期限
1、本校各专业教学计划大纲                                       永久
2、本校各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历           长期(系存)
3、本校各学科专业试题、标准答案                               长期(系存)
4、本校教师典型教案、重要备课记录                             长期(系存)
5、本校电化教学有关材料                                         长期
6、本校教学实习、生产实习计划、总结、大纲、实习指导书、
有代表性的实习报告                                         短期(系存


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