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西京学院党群、行政档案管理办法

2014-07-07 12:55:18 

   为了加强和规范学院党群、行政档案管理工作,提高管理水平,充分发挥党群、行政档案在学院各项管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规。结合学院实际,制定本办法。
一、总则
(一)党群、行政档案是指学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料和实物(包括电子文件)。
(二)党、政档案是学院在党建工作和各项行政管理过程中产生的历史记录,对当前教育、教学等工作管理和今后长远发展具有重要的查考利用价值。因此必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全。
(三)学院各部、系、院、机关各处(室)、党委各工作部门及馆、所、中心、附属单位均为一个立档单位。应有一名负责人分管档案工作并指定一名兼职档案员协同档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
(四)党、政文件材料的归档工作实行“三纳入”,即纳入工作计划,纳入管理制度,纳入相关人员的岗位职责;在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
二、党群、行政档案的归档范围及不归档文件
(一)归档的党、政文件材料对学校和社会、当前和长远具有查考、凭证作用及研究价值;能反映本校党政部门职能活动的全过程,且完整、准确、系统。
(二)归档的内容主要包括党务、行政、工会、团委系统以及民主党派等在党群管理和行政管理工作中形成的各种文件材料及其他载体形式的材料。具体范围参见《西京学院党群、行政档案归档范围及保管期限表》。
(三)归档的重点是学院在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料,尤其要以全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对本院的指令性、指导性文件和需要本院承办的文件材料为主。
(四)不归档的文件材料的范围
1、上级机关普发的供参阅、不办的文件;
2、上级机关发来供工作参考的抄件;
3、未定稿的文件及图纸等(包括上级机关的征求意见稿);
4、无查考价值的事物性、临时性文件;
5、重份文件及图纸等;
6、未生效的合同、协议、单据等;
7、学院内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等;
三、党、政文件材料的部门立卷和归档程序
(一)形成积累
1、学院各部、处、系(院)、馆、中心等党群、行政部门要做好现行文件的管理,根据本单位工作职责和历年文件形成规律。参照《西京学院党群、行政档案归档范围及保管期限表》建立案卷类目。
2、各文件材料形成部门兼职档案员或文书处理员,平时按照本单位建立的案卷类目,做好文件材料的形成、积累,预立卷工作。
(二)整理组卷
1、党、政文件材料形成部门按照归档要求将已形成的全部文件材料整理组卷。
2、组卷要遵循文件材料的形成规律,按年度、问题或重要程度组卷。卷内文件排列,一般文字材料在前,图样在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;印件在前,底稿在后。
3、组好的案卷要拆除金属物,修补破损处,并在非装订线一侧的下角打印页码,三孔一线装订;按件保管的文件要在每件文件的右上角,编制件号。
4、案卷内填写卷内目录:一般每份文件单独为一件,请示与批复、来文与复文、原件与复印件、正件与附件,按一件计算;各种报表、名册、书刊等为一件;其次填写备考表,拟写案卷标题。
(三)移交归档
1、各单位兼职档案员将整理好的案卷打印移交目录,于每年的4月底前向档案馆移交上一年的档案。
2、移交档案,交接双方当面检查案卷质量、数量,合格后双方在移交目录上签字(一式两份),各执一份备查。
四、党政档案的管理和利用
(一)档案馆负责对接收进馆的党政档案进行分类、编目、入库保管,并编制科学适用的分类目录和全引目录,进行计算机管理,为查阅利用服务。
(二)档案库房要保持清洁卫生,案卷排列有序。定期进行安全检查,最大限度延长档案寿命。
(三)查阅党群、行政档案按规定办理手续,查阅档案可按学院档案馆有关规定执行。
(四)调阅学院党委会议记录,会议纪要和党委重要文件,须经党委办公室领导批准。调阅院务会议纪要、记录和学院重要行政文件材料,须经院长办公室领导批准。
(五)严格遵守保密规定和安全保管条例,禁止查阅人员进入库房,确因工作需要时,须经档案人员同意方可入内。
五、附则
(一)本办法自发文之日起实施。
(二)本办法由档案馆负责解释。



一、党群类档案归档范围及保管期限表
DQ11   党务综合
 

序号                      类  目  名  称                      保管期限
1、上级党组织有关党的建设以及党务工作综合性的文件
材料针对本校的    重要的                                      永久
其它                                     长期-短期
2、本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、
发言稿、领导讲演稿、照片、录音;大会主席团、秘书长
和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会
选举办法、选举结果和上级批复等                             永久
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况反映、小组会议记录等    长期
(3)服务机构的工作计划、总结,工作人员名单;工作证、代表证、
列席证及选票式样、会议讨论未通过的文件                     短期
3、本校党委会、党委常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支
书记会记录、纪要、决议                                         永久
4、党委工作计划、重要报告、总结                                   永久
5、党委在各项工作中形成的综合性决定、规定、制度、办法指示、
    通报、批转和通知
   (1)重要的                                                     永久
   (2)一般的                                                     长期
6、以党委名义召开的各类工作会议材料                               长期
7、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料         长期
8、党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿         永久
9、党委工作简报                                                   长期
10、党委大事记                                                    永久
11、党群系统启用印章的文件及废止使用的旧印实物                    永久
12、党群系统综合统计材料                                          永久
13、党委有关保密、秘书工作材料                                    长期
14、重要的群众来信来访及处理材料                                  长期
15、党委与有关单位联系、协商工作的文件材料                        长期                    
16、党委系统收发文登记簿                                          长期
17、各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复      长期

DQ12   纪    检
 

序号                      类  目  名  称                      保管期限
1、上级纪委关于纪检工作的文件材料                             长期-短期
2、本校有关纪检工作的规定、条例、办法                           长期
3、本校纪检工作计划、报告、总结、统计报表                       永久
4、本校纪委会议记录                                             长期
5、本校党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复             长期
6、群众来信来访及处理结果                                       短期

DQ13   组    织
 

序号                    类  目  名  称                       保管期限
1、上级关于组织工作的文件材料                                长期-短期
2、本校组织工作计划、总结、重要报告及上级批复                   永久
3、党的组织机构设置、变动及分布材料                             永久
4、本校党员、党组织统计报表及党费收支情况汇总表                 永久
5、本校副处级以上干部名册                                       永久
6、本校关于组织干部工作的规定、条例、制度                       长期
7、本校有关落实政策有关材料                                     长期
8、本校各总支、支部的建立、改选报告及审批材料                   长期
9、党的组织发展工作计划、总结、报告及入党、转正、延期退党材料   长期
10、本校党员名册、各总支、支部委员名册                          长期
11、本校关于党的思想建设、作风建设、党员教育材料                长期
12、本校表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的决定、名单
及先进事迹材料                                              长期
13、本校党委对党员的处分材料                                    长期
14、本校组织工作会议记录                                        长期

DQ14   宣传教育
 

序号                     类  目  名  称                       保管期限
1、上级关于宣传教育工作、教职工、学生思想政治工作的文件       长期-短期
2、本校宣传教育、思想政治工作计划、总结                          永久
3、本校教职工、学生思想政治工作通知、决定、条例、简报、反映
及调查材料                                                    长期
4、本校理论学习的决定、通知、计划、总结                          长期
5、反映本校重大活动的剪报及图表、照片                            永久
6、本校学生思想政治工作计划、总结                                长期
7、本校学生思想政治工作典型调查材料和统计报表                    长期
8、本校学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件                      长期
9、本校学生工作会议记录                                          长期

DQ15   统    战
 

序号                     类  目  名  称                       保管期限
1、上级关于统战工作的文件                                    长期-短期
2、本校统战工作计划、总结、统计报表                            永久
3、本校有关统战工作的规定、办法。台、港、澳和侨务工作材料      长期
4、本校统战工作情况调查及典型材料                              长期
5、本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料              永久
6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料                        长期
7、统战工作会议记录                                            长期

DQ16   工    会
 

序号                     类  目  名  称                      保管期限
1、上级有关工会工作的文件材料                               长期-短期
2、本校工会工作计划、总结、统计报表、机构设置                  永久
3、本校工会会员代表大会文件(通知、名单、报告、决议、选举
结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等)                永久
4、本校工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、
条例办法及有关材料                                          长期
5、本校表彰工会先进个人材料、名单或处分材料                    长期
6、本校工会委员会记录、纪要                                  长期-短期
7、本校基层工会干部名册、会员名册                              长期
8、本校职工生活补助规定、办法、申请及批复                      长期
9、本校妇女工作规定、办法及有关材料                            短期
10、本校职工文体生活计划、安排、总结                           短期

DQ17   共青团
 

序号                    类  目  名  称                       保管期限
1、上级关于共青团、学生会工作文件                            长期-短期
2、本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、
领导讲话、大会发言、大会通过的文件)                         永久
3、本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、
大会发言和大会通知的文件)                                                           永久
4、本校共青团工作计划、总结、统计报表、规章制度                 长期
5、本校团委会议记录、纪要                                       长期
6、团员名册、团干名册                                           长期
7、本校团委有关青年入团、离团、退团材料及名单                   长期
8、本校团委表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料                   长期
9、本校团委处分团员材料                                         长期
10、本校学生会工作文件材料                                      长期
11、本校研究生会工作文件材料                                    长期
12、本校团委组织进行的团干训练、团课教育、理论学习、文体
活动、知识竞赛等活动材料                                    长期
13、本校团委牵头进行的重大活动有关材料                          长期
14、本校学生组织参与的各种学会、社团文件材料                    长期
15、本校学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料            长期
16、本校团组织及学生会编辑的内部刊物、简报                      长期
17、学生军训工作安排、总结等材料                                长期

二、行政类档案归档范围及保管期限表
XZ11   行政综合
 

序号                        类  目  名  称                    保管期限
1、上级有关高校行政管理综合性文件针对本校  重要的                永久
                                            其它的             长期-短期
2、上级有关文秘、保密、信访、信息、通讯等文件                 长期-短期
3、本校教育事业规划、发展计划及上级批复、年度工作计划、总结      永久
4、本校大事记、历史沿革、概况介绍、校史、年鉴                    永久
5、本校校务委员会的组成、分工等材料                              永久
6、本校校务会议、校长办公会议及其它综合性行政会议记录、 纪要     永久
7、本校全校性教职工大会会议记录、纪要、领导讲话、发言稿          长期
8、校领导参加校外综合性会议带回来文件、代表学校的发言稿          长期
9、本校综合性统计报表                                            永久
10、本校及校内各单位启用新印章材料及旧印实物                     永久
11、本校综合性制度、规定、条例办法、报告 重要的                  永久
一般的                  长期
12、本校有关全校性工作调查、评估及经验总结材料                   永久
13、本校关于文秘、保密、信息工作的制度、办法、规定、报告         长期
14、本校重要的人民来信来访及其处理材料                           长期
15、本校全校性工作简报                                           永久
16、本校收发文登记薄                                             长期
17、本校教职工代表大会材料
(1)会议通知、日程;主席团、代表、列席代表名单;领导讲话、
工作报告、纪录、纪要、决议、总结;侯选人名单及情况介绍;
选举办法、选举结果及上级批复                              永久
(2)大会发言、会议简报、提案及办理情况、小组会议记录          长期
(3)会议讨论未通过的文件、工作人员名单、选票式样、工作证、
代表证、会议证                                            短期
18、本校校庆活动材料
(1)校庆委员会名单、校庆活动计划、总结、会议记录、重要报告、
讲话、纪念册、纪念章                                      永久
(2)校庆期间收到的各种礼品清单、处理情况                      长期
(3)贺电、贺信等                                              短期
19、校友工作材料:校友会章程、名单、各种学术会议记录、纪要、
论文、科研报告等                                             长期
20、全校性临时机构所形成的材料(人口普查、普选等)               短期
21、反映报导本校综合情况的报纸、刊物、照片                       永久

XZ12   人    事
 

序号                     类  目  名  称                       保管期限
1、上级有关人事工作的文件                                     长期-短期
2、本校人事工作计划、总结                                        永久
3、本校人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录                  长期
4、本校教职工名册                                                永久
5、本校人事、劳资统计报表                                        永久
6、本校机构设置、撤并及人员编制计划、报告、批复                  永久
7、本校人事、劳资工作规定、条例、办法                            长期
8、干部人事任免文件及名册                                        永久
9、本校教职工队伍建设、师资培养、管理计划、规定、总结            长期
10 本校教职工进修计划、安排、总结                                长期
11 本校各级职称评定方面的规定、条例、审批表、申报表              长期
12 本校有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复                  长期
13 本校有关教职工录用、聘用、转正、定级方面的规定、办法、申请
    表、审批表、批复、通知、名单                                  长期
14 本校有关教职工调动工作(调入、调出、内部调动)的规定、办法
以及申请、报告、批复、商调函、调令                            长期
15 本校教职工退职、退休的规定、条例、报告、批复及离退休职工管
    理材料                                                        长期
16 本校有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料              长期
17 本校有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单                    长期
18 本校使用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工的规定、
     办法、名单、合同等                                           长期
19 本校奖励、表彰先进集体、先进教职工材料                        长期
20 本校对教职工处分材料                                          长期
21 本校有关劳保、福利、探亲方面的规定、办法                      长期
22 本校教职工援外、支边材料                                     长期
23、本校教职工行政(包括校内)、工资关系转移证、介绍信存根        长期
24、本校教职工到职、起薪、离职、停薪通知单、存根                 长期
25、本校分配来校的毕业生报到证                                   长期


XZ13   监察、审计
 

序号                      类  目  名  称                      保管期限
1、上级有关监察、审计工作的文件                               长期-短期
2、本校关于监察、审计工作的规定、办法、报告、会议记录            长期
3、本校监察、审计工作计划、总结                                  永久
4、本校监察、审计工作统计报表                                    永久
5、本校违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定              长期

XZ14   武装、保卫
 

序号                     类 目 名 称                           保管期限
1、上级有关公安保卫工作的文件                                 长期-短期
2、本校公安保卫工作的规定、条例、办法                            长期
3、本校公安保卫工作报告、调查、简报                              长期
4、本校公安保卫工作计划、总结、统计报表                          永久
5、本校刑事案件的侦察、调查、处分、复查、平反材料及上级的
    批复、判决书                                                  长期
6、本校要害部门的公安保卫、消防工作文件                          长期
7、上级有关武装、人防、民兵工作文件                              短期
8、本校武装、人防、民兵工作规定、办法                            长期
9、本校武装、人防、民兵工作计划、总结、报告                      长期
10 本校武装、人防、民兵工作统计报表                              长期
11 本校拥军优属材料、军烈属名单                                  长期
12 本校复员、转业退伍军人材料、名单                              长期

XZ15   总务、后勤
 

序号                     类 目 名 称                          保管期限
1、上级有关总务工作文件                                       长期-短期
2、本校总务工作计划、总结、会议记录                              长期
3、本校关于总务、伙食工作的规定、条例、办法                      长期                      
4、本校关于房屋、水电、暖气、煤气、车辆管理与维修的规定、条例、
办法及收费标准                                                长期                  
5、本校总务处与学校、总务处各科室与总务处的承包合同、协议、考
    核办法、批复                                                  长期
6、本校医疗、保健、卫生、计划生育工作的计划、总结、规定、条例、
公费医疗管理办法、领取独生子女证名册                           长期
7、本校分房委员会名单,房屋管理、调配使用等规定、办法教职工住房
分配条例、办法、名单、合同                                     长期
8、本校关于校园绿化、环境保护等工作的规划、计划、总结、管理办法   长期

XZ16   档案、图书
 

序号                      类  目  名  称                       保管期限
1、上级有关档案、图书、情报工作的文件                          长期-短期
2、本校档案、图书、情报工作规定、条例、办法                       长期
3、本校档案、图书工作计划、总结、会议记录                         长期
4、本校图书馆概况、发展规划、藏品目录、经费决算、统计报表、大事记 永久
5、本校档案全宗介绍、统计报表                                     永久
6、本校各类档案移交目录、销毁清册                                 永久


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