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西京学院科学技术研究档案管理办法

2014-07-07 12:56:33 

   为了加强和规范学院科学技术研究档案(以下简称科研档案)的管理,充分发挥科研档案在学校教学、科研和各项管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》和国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[
1987]6号)等法规,结合学校实际,制定本办法。
    一、总则
(一)凡在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成、对学校及社会具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的材料,均属科研档案。
(二)科研档案是科研实践活动的真实记录,是重要的信息资源,是科学技术储备的一种形式。必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。
(四)学校实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收,鉴定科技成果与验收,鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
(五)对重大科研课题的鉴定验收,科研管理部门应要求档案部门参加。档案部门有责任对鉴定或验收后的科研课题材料归档进行督促、检查。
    二、科研档案的归档范围
(一)归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料,必须真实反映科研管理及科研课题(项目)研制活动的全过程,且对学校及社会当前和长远具有参考价值及凭证作用。
(二)归档主要内容包括;综合管理、课题准备、研究实验、测试、总结鉴定、申报奖励、推广应用等过程中形成的材料。具体范围见“科学研究类档案归档范围及保管期限表”。
(三)归档的重点是本校承担的科研课题(项目)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
(四)几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。
(五)取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
三、科研文件材料的归档流程及要求
(一)为保证案卷质量,实行档案材料形成单位和课题组立卷的归档制度。综合管理文件由科研处立卷归档,科研课题材料由课题组负责归档。课题负责人主持立卷。指定专人负责本课题材料的收集、积累、立卷、归档工作。
(二)归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性、完整性。
(三)科技人员调离本课题组时,必须将自己承担的研究文件、数据材料和报告等整理齐全交课题负责人后,才能办理调离手续,严禁任何人带走科研文件材料。
四、验收归档
(一)科研管理文件材料的归档按照“党群行政档案管理办法“中的‘整理组卷’要求归档,科研课题(项目)材料要按照附件二:‘科研文件材料归档目录表’系统排列,分一题一卷或一题多卷整理组卷。并且填写卷内目录表;科研课题材料质量审查表;备考表等,注明密级。
(二) 归档材料原则上要求为原件。尤其是合同、协议,用户使用报告、专家评审意见、鉴定证书或验收报告等依据性、结论性材料。且审批手续完备,印章齐全。
(三)归档时间:科研管理文件在次年的3月底之前;科研课题(项目)材料在鉴定或验收后一个月内归档;科研成果获奖证书及时归档。任何单位和个人不得据为己有。
(四)归档的科研文件材料必须填写移交目录,交接双方检查合格后签字盖章,各执一份备查。
五、科研档案的管理与开发利用
(一)对归档的科研档案,档案馆进行科学分类编目,区分密级,根据课题的性质、内容、价值划分保管期限,进行计算机管理,方便查阅。努力开发科研档案资源,为提高社会和经济效益服务。
(二)严格科研档案管理,坚决执行国家科技保密,著作权、专利权等法规制度,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供依据。
(三)科研档案主要提供本校利用,本课题成员可随时查阅, 非本课题人员需征得本课题负责人同意后方可查阅。外单位不提供利用,如特殊情况,须经科研处负责人。课题组负责人和档案馆负责人批准后方可查阅。
六、附则
(一)本办法自发文之日起实施。
(二)本办法由档案馆负责解释。

附件一         科学研究类档案归档范围及保管期限表            

KY11      
 

序号                 类  目  名  称                   保管期限
1、上级有关科研行政管理文件材料                       长期-短期
2、本校科研发展规划、科研工作年度计划、总结              永久
3、本校科研工作统计报表、科研经费预决算                  永久
4、本校科研经费、科技开发费用、科技三项费用的分配
使用和审批材料                                       长期
5、本校科研工作管理的规定、条例、办法,会议记录、
纪要 , 科研简报                                     长期
6、本校科研成果管理工作中形成的综合性文件材料            长期
7、本校各类科研基金管理工作材料                          长期
8、本校主持召开的(主办的)各类学术讨论会、科学报告
会及校内外学术交流会材料                              长期
9、本校科研项目、优秀论文申报、评奖材料                  长期                                                    


KY12    科研准备阶段
 

序号                 类  目  名  称                    保管期限
1、任务书、基金申请书、合同、协议书                      长期
2、开题报告与课题调研论证材料、课题审批文件              永久
3、课题研究计划、可行性研究报告、设计方案                长期
4、计划执行情况报告                                      短期
5、课题投资及预决算材料                                  短期

KY12    研究试验阶段
 

序号                 类  目  名  称                    保管期限
1、试验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关
键配方、工艺流程及综合分析材料)                      永久
2、数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、
框图、计算结果)                                      永久
3、工作原理说明和图纸、技术规范、使用说明等              永久    
4、研究工作阶段小结、年度报告                            长期
5、配套的照片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等        永久
6、样品、样本等实物目录                                  永久


KY12    总结鉴定阶段
 

序号                 类  目  名  称                    保管期限
1、研究报告、研制工作报告                                永久
2、论文、专著                                            永久
3、技术总结报告                                          长期
4、专家评审意见 、用户使用报告(意见)                   永久      
5、国内外性能对比或经济效益分析                          永久
6、鉴定测试报告                                          永久
7、鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)        长期
8、鉴定证书或验收报告                                    永久
9、推广应用意见                                          长期


KY12 申报奖励阶段
 

序号                 类  目  名  称                    保管期限
1、科研成果申报表(登记表)及审批材料                    永久
2、技术查新文件材料                                      永久
3、科研成果获奖证书、奖章或文件材料                      永久
4、申请专利材料(包括专利证书等)                        永久
5、其他重要材料                                          永久

KY12 推广应用阶段
 

序号                  类  目  名  称                   保管期限
1、转让合同、协议书                                      永久
2、生产定型鉴定材料                                      永久
3、成果被应用或投产后反馈意见                            短期
4、推广应用方案及实施情况                                长期


 



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