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西京学院仪器设备档案管理办法

2014-07-07 12:57:08 

   为加强学校资产管理,保证学校仪器设备档案的完整和规范,充分发挥仪器设备档案在教学、科研、科技生产和管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》及省财政厅、省档案局关于《政府采购档案管理办法》等法规,结合学校工作实际,制定本办法。
一、总则
(一) 凡作为学校固定资产(西京学院固定资产管理制度)的仪器、设备在其申报计划、招投标采购、 验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料,全套随机技术文件和在仪器 设备管理中的综合性材料均属仪器设备档案。
(二)仪器设备档案是学校资产管理的重要记录,必须坚持集中统一管理的原则。便于开发利用,确保仪器设备档案的完整、准确、系统和安全。
(三)仪器设备档案是国家的重要技术储备,是学校资产管理工作的组成部分和重要环节,必须纳入学校资产设备管理工作之中,纳入到有关人员职责范围中。
(四)仪器设备档案管理必须与仪器设备计划管理、采购供应和仪器设备使用等工作紧密结合,保证仪器设备文件材料的完整、安全是设备管理部门的职责之一。
(五)学校仪器设备档案属学校所有,任何单位和个人都无权占有或随意处置。负责仪器设备档案的专(兼)职档案人员在调离原岗位时,必须向接收人员或分管领导移交仪器设备档案。
二、仪器设备档案的归档范围
(一)归档的仪器设备文件材料必须反映设备管理和设备项目从申购到改造过程的真实情况,对学校和社会,当前和长远,具有参考价值和凭证作用。应保持其有机联系,与实物一致并具有成套性、完整性。
(二)作为固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备均须归档,且在开箱验收时应有专(兼)职档案人员参加,负责监督、指导设备文件材料的清点、验收工作,并在验收记录上签字。
(三)归档的主要内容和重点
1.主要内容包括:综合管理文件、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样和设备说明,使用手册等全套材料。具体条目详见“仪器设备类档案归档范围及保管期限表”。
2.归档的重点是仪器设备项目(特别是五万元以上的)各个环节形成的不同形式、载体的文件材料,包括全套随机图样。
3.作为学校固定资产,符合建档条件的仪器设备均按仪器设备档案要求做好归档工作。
4.不归档的文件材料:
上级普发(非专指高校)不办的文件;未定稿的管理性文件材料;未生效的合同、协议书;重份文件,校内单位发来的文件;无查考价值的一般性函件;仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
三、仪器设备文件材料的归档流程及要求
(一)按照教育部、国家档案局第27号 令中高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度要求。资金使用处和资产管理处作为仪器设备采购和资产管理部门,负责学校仪器设备文件材料的形 成、积累和立卷归档工作必须指定专(兼)职档案员负责学校仪器设备文件的收集、积累和管理。各单位领导要负起责任,指导、督促本单位档案员切实做好仪器设 备文件的收集、归档工作。
(二)设备使用部门的负责人,科技人员、试验人员在仪器设备开箱验收后、应及时清点登记随机材料,并且要爱护设备的技术文件。对设备的使用、维修和改造做好完整的记录,确保仪器设备文件材料的完整、准确。
(三)仪器设备管理性文件和仪器设备项目材料分别按照 《西京学院文件资料立卷归档实施细则》(院档字〔2008〕1号)文件要求整理、立卷,将每项设备的材料系统整理,组成一个或几个案卷归档。
(四)将最能反映设备购置情况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、招投标文件、订购合同、验收报告和索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备的技术文件按其工作程序和主要内容依次排列。
四、仪器设备档案的归档验收
(一)归档的仪器设备文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表,卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹清晰、文面整洁。
(二)设备文件材料归档时需要填写移交目录,内容包括:设备文件材料名称、份数和移交时间。移交目录一式两份,由本单位领导审查后,移交档案馆,交接双方检查合格后签字盖章,各执一份备查。
(三)归档时间:管理性文件材料每年寒假前归档,设备项目材料在开箱验收,调试完毕使用后二个月内归档,引进设备在索赔期满后归档。
本办法自发文之日起实施,本办法由档案馆负责解释。

仪器设备类档案归档范围及保管期限表
SB11      
 

序号                  类  目  名  称                   保管期限
1、上级有关仪器、设备(包括外资贷款项目)、物资方面的政
策、业务管理文件                                      长期-短期
2 、本校仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法     长期
3、本校设备工作计划、报告、总结、统计报表                长期
4、本校固定资产、办公用品的管理供应办法财产清册          永久
5、本校仪器、设备购置计划、报告、经费分配方案            永久
6、本校仪器、设备订货、分配、调拨、报废等报告、批复及
综合性登记表、移交清册                                长期

SB12    仪器设备项目
 

序号                  类  目  名  称                   保管期限
1、申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录)          长期
2、上级或主管领导批复和准购批示                          长期
3、定购合同、会议纪要、记录、设备仪器购置过程中的招
(投)标材料                                           长期
4、进口设备过程中有关技术商务文件                        长期
5、开箱记录及安装、调试记录                              长期
6、验收报告及其它验收材料、                              长期
7、装箱单、保修单及签字移交文件                         长期
8、索赔来往函件及结果文件                                长期
9、设备说明书及全套随机文件                          与设备共存
10、使用、检修、故障、事故纪录(设备履历书)         与设备共存
11、重大事故的调查分析及处理材料                     与设备共存
12、技术改造、开发过程中形成的技术文件材料           与设备共存


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