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西京学院财会档案管理办法

2014-07-07 12:57:36 

  为了加强财会档案的管理,规范财会档案管理制度,提高财会档案的服务质量和管理水平,更好地发挥财会档案在我校各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部 、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的规定,制定本办法。
一、总则
(一)凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的综合管理材料、会计凭证、会计账簿、财务报告等材料,均属财会档案。
(二)财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是我校全部档案的重要组成部分,必须实行集中统一管理,有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
(三)财会档案工作应纳入学校财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要布置、检查、总结、验收财会档案工作。
(四)根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的规定,校档案馆对不符合财会档案管理制度现象,有权及时检查和纠正,对造成不良后果的单位和个人依照《档案法》中有关条款予以处理。
二、财会档案的归档范围
(一)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须完整反映财务管理,会计活动的全过程,必须对学校和社会 当前和长远具有参考价值和凭证作用,保证完整、准确、系统。充分考虑财会档案的类型特点。
(二)归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括:综合管理文件、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等其它应归档保存的会计材料(详见财会类档案归档范围及保管期限表),归档的重点是会计活动中各个阶段形成的、不同类型的、具有长期保存价值的文件材料。
(三)不归档的文件材料
上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件;未定稿的文件;重复文件及校内其他单位发来的文件;未生效的合同、协议、单据;无查考利用价值的一般性、临时性文件;与校外单位交换来的材料(可作为资料保存)。
三、财会文件材料的立卷和归档流程及要求
(一)学校财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。
(二)财会部门的专(兼)职档案员,要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。
(三)坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件材料组卷、成册,向学校档案馆移交。
(四) 立卷要求:
1、财会档案的立卷应遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理、组卷。
2、财会部门按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。将各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页。
3、案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,确切反映卷内材料内容。包括责任者、文件类型、名称。用蓝黑墨水或碳素墨水笔书写、字迹工整、清晰。
四、财会档案的验收归档
(一)当年产生的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理、组卷,卷内文件材料要去掉金属物,采用三孔一线的方法装订成册。
(二)归档时间:管理性文件每年寒假前归档。其它会计核算材料,在会计年度终了后,可暂由会计部门保管一年,期满之后,填写移交目录,由本部门领导审查后,集中向档案馆办理移交手续。
(三)编制移交目录:归档移交目录内容包括:财会文件材料名称、份数和起止日期。一式两份连同整理好的案卷一并向档案馆移交。交接双方当面检查验收合格后签字盖章,各执一份备查。
(四)档案馆接收财会档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案人员应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。
五、财会档案的管理与利用
(一)财会档案原则上不得借出。如有特殊需要,经校领导批准,并办理登记手续。财会档案的查阅或者复制必须有财务人员到档案馆办理。
(二)校内单位因工作需要查阅学校财会档案,须书面申请并经财会部门领导和档案馆领导签字同意后,由财务人员或财会档案员查阅。查阅财会档案的人员严禁在财会档案上涂画,拆封和抽换。
(三)财会档案的保管期限按《财会档案归档范围和保管期限表》执行。根据财会档案的历史价值、使用价值,将保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
财会档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
(四)本办法规定的财会档案保管期限为最低保管期限,各类财会档案的保管原则上应当按照本办法附表期限执行。
六、 财会档案的鉴定和销毁
保管期满的财会档案,根据国家财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,按照以下程序销毁:
 

  • 由校档案馆会同财务处提出销毁意见,编制财会档案销

毁清册,列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容
 

  • 主管财会档案的校领导在销毁清册上签署意见。
  • 销毁财会档案时,应当由档案馆和财务处共同派员监

销。
 

  • 监销人在销毁财会档案前,应当按照财会档案销毁清册

所列内容认真清点,核对无误后,在销毁清册上签字盖章,方可进行销毁。
 

  • 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未

了事项的原始凭证,不得销毁。应单独抽出立卷。并在相应的存放地点、检索工具中和销毁清册上注明。
(六)正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的财会档案不得销毁。
七、附则
(一)本办法适用全校各财务部门,包括:西京学院投资全资公司、控股公司、院系二级财务核算等向校档案馆归档的单位。
(二)《西京学院规章制度汇编》中“西京学院会计档案管理办
法”适用于财务处内部档案管理,与本办法不冲突。
(三)本办法自发文之日起实施,由档案馆负责解释
   

财会类档案归档范围和保管期限表

Ck11综合文件
 

序号 类目名称 保管期限
1 上级有关财务工作的文件材料 永久
2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期
3 学校基金管理工作文件 短期
4 有关财务管理方面的其它文件材料 短期
5 会计移交清册 15年
6 财会档案移交保管清册                               永久
7 财会档案销毁清册 永久

Ck12会计报表
 

序号 类目名称 保管期限
1 决算报表(含基建综合决算) 永久
2 预算会计报表 5年
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 25年
4 年度以上各种统计报表(含工资报表) 25年
5 季度以下各种计划、统计报表 5年

Ck13会计账簿
 

序号          类目名称 保管期限
1 涉及外事会计账簿 永久
2 总账 15年
3 日记账
(其中现金和银行存款日记账)
15年
25年
4 明细账 15年
5 分户账(预算内、外) 15年
6 固定资产明细账(固定资产报废清理后保管5年) 15年
7 学校专项基金帐 15年

Ck14会计凭证
 

序号 类目名称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内外各种原始凭证、记账凭证 15年
3 各种完税凭证和缴、退库凭证 15年
4 学校基金各种原始凭证、记账凭证 15年
5 银行存款余额调节表、银行对外账单 15年
6 会计拨款凭证及其它会计凭证 15年
7 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 25年

Ck15 工资清册
 

序号        类目名称 保管期限
1 工资发放名册 永久
2 工资转移、证明、通知存根 25年
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等 15年


 



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