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西京学院外事档案管理办法

2014-07-07 12:58:03 

   为了提高我校外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研和管理活动中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规和方针政策,制定本办法。
一、总则
(一)学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才培养、校际交流、合作办学、友好往来等活动直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的材料,均属外事档案。
(二)外事档案是学校档案的重要组成部分,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
(三)外事档案工作必须纳入学校外事工作计划,管理制度之中,落实到学校有关部门和外事人员的职责范围。做到与布置、检查、总结、验收外事工作同步进行。
二、外事档案的归档范围
(一)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
(二)归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。
(三)归档的主要内容和重点
1. 归档的主要内容包括:综合管理、派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的外籍专家,教师在教学、科研等活动中形 成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学 位、称号等的材料。
2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目,留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3.本校人员在国外获得的证书、奖章、奖状、奖品可采取不同方式归档,或存复印件、影印件,外国赠送学校的纪念品、礼品有保存意义的应归档,不宜长期保存的可保存影印件和清单。
4.不归档的材料
上级关于外事工作的普发性(不专指高校),不办的文件;
未定稿的各种文件;
未生效的合同、协议书;
无查考利用价值的一般性、临时性函件;
重份文件,校内各单位发来的文件;
与校外单位交换来的材料。
三、外事文件材料的立卷与归档流程及要求
(一)学校外事管理部门是本校外事管理、涉外教学、科研、交流等文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议……活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理、组卷,按规定向学校档案馆移交。
(二)聘请外籍、港澳专家、学者来校讲学及科研合作的部门在任教、研究活动结束时,应将批准文件、邀请报告、接待计划、讲稿、工作总结、声像材料……等整理好送交外事管理部门立卷归档。
(三)授予外籍人士名誉职务、学位等有关材料由外事管理部门立卷归档。
(四)立卷要求
1.根据外事材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的原则组卷。
2. 对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等材料按年度分类、组卷。并将国内外和国(境)外活动 期间形成的材料按活动性质分类、组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后排列。
3.归档的外事文件材料,要求质地优良、书绘工整,声像清晰,禁止使用不耐久工具(如铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水等)书写。
4.以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,均为一页,页号位置标在非装订线一侧的下角。
四、外事档案的验收归档
(一)归档的外事文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表,卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰、文面要整洁,不得涂改。
(二)外事文件材料在归档前,要填写移交目录,移交目录内容为:外事文件材料名称,份数和移交日期。一式两份连同整理好的案卷一并向档案馆移交。交接双方要当面验收,检查合格后签字盖章,各执一份备查。
(三)归档时间:外事文件材料按学年度分类、组卷,在次年的5月底之前归档。
五、外事档案的提供利用
参照“西京学院档案馆查阅档案指南”执行。
本办法自发文之日起实施,由档案馆负责解释。
附件,西京学院外事类档案归档范围及保管期限表。

西京学院外事类档案归档范围及保管期限表

WS 11 综合文件
 

序号                类  目  名  称       保管期限
1、上级关于外事工作的文件材料                长期
2、学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等   长期
3、外事工作统计报表等                       永久
4、外事工作会议材料                         长期


WS 12 出国(境)
 

序号                类  目  名  称       保管期限
1、上级对出国(境)人员有关政策、文件材料      长期
2、出席国际学术会议论文及材料                 长期
3、投寄国外的学术论文                        长期
4、出国(境)讲学、研究人员有关材料            长期
5、出国(境)人员考察、访问材料               长期
6、出国(境)进修、留学取得学位及研究成
  果论文和各类证书(影印件)                 永久
7、国际比赛、竞赛材料                         长期


WS 13   来校
 

序号                类  目  名  称        保管期限
1、上级批准邀请、聘请外籍人士的计划、
  批复和来往函件                           长期
2、外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料     长期
3、学校聘请的境外专家、教师在讲学、科研等活
动中形成的讲稿、教材,研究材料等           永久
4、来校进修、短期培训等外籍人士材料           长期


WS 14   国际合作与会议
 

序号               类  目  名  称         保管期限
1、学校开展校际交流项目协议、合同、备忘录等      永久
2、中外合作办学,境外办学及管理外国或者港澳
台地区专家、教师等材料                      长期
3、授予境外人士名誉职务、学位 、称号等材料      永久
4、中外合作研究项目、成果等材料                永久
5、国际会议的有关材料                         长期
6、双方互赠的礼品、纪念品清单                  长期


WS 15   外国留学生工作
 

序号              类  目  名  称          保管期限
1、录取留学生审批材料、学籍登记等材料           永久
2、教学计划、大纲和教学安排                    长期
3、国际学生、港澳台学生名册等                  永久
4、学位论文及学位证书复印件                    长期


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