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西京学院档案实体分类编号方案

2014-07-07 12:59:30 

一、分类目的

为认真贯彻教育部、国家档案局第27号 令精神,适应我校档案工作快速发展的需要,按照教育部关于《高等学校档案实体分类法》的规定,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化, 达到加强我校档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分开发档案资源,更好地服务学校各项工作,特编制本分类方案。
二、分类原则
采 用“高等学校档案”这一综合概念,以本校全部档案为对象,突出教学、科研、学生档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统帅全局的作用,充分反映学 校档案的形成规律和内容特点,进行统一的实体分类。把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,归入同一类。适度注意与信息分类体系的协调,类目排列 原则上要符合《高等学校档案管理办法》中规定的十一大类。
(一)类目排列必须符合逻辑性,做到类与类之间、各类相同级位之间划分标准基本一致,下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,层次分明,不互相交叉和包容。
(二)类目的设置要有相对稳定性和实用性,使这一分类体系能在较长时期内适用,不受偶然因素和短期行为的影响。
(三)保证档案的整体性,将学校档案作为一个完整的系统来认识,分类要保持档案之间的有机联系,保证产生于同一实践领域的各种载体的记录内容能够完整、系统、准确。
(四)根据民办高校档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质。在符合唯一性、合理性、稳定性的前提下,同一部门的档案不得重号,方便插卷,使其有充分扩展的余地。同时能适应计算机管理,数字化档案馆的发展,发挥检索、排架的双向功能。
三、类目设置
高校实体分类法及工作规范没有把声像等档案与高校十一大门类一级类目并列。但由于声像档案、实物档案、神禾档案所具有的特殊性及民办高校的特点,又必须单独提出来编号,在形式上构成与十一大门类实体档案模式并列的状况。
(一)一级类目的划分与标识
一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。目前,我校的档案共设有十四个一级类目,分别是:党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物、神禾。一级类目的标识,采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母。如“XZ”即:“Xing Zheng(行政)的简称”。其名称、标识符号和主要内容如下:
   DQ 党群:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、会议纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
XZ 行政:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录、会议纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。
XS 学生:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
JX  教学:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
KY 科研:主要包括科学管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
JJ 基本建设:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
CP 产品生产:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
CB 出版物:主要包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
WS 外 事:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校 开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
CK 财会:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX 声像:主要包括学校在党政、教学、科研、管理等各项工作活动中形成的照片、录音、录像、光盘等不同载体的文件材料。
SW 实物:主要包括学校各项工作活动中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗、礼品、纪念品以及学校废止停用的印章。
SH 神禾:主要是神禾公司在学校后勤管理工作中产生的综合文件及会计核算等文件材料。
(二)二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质、进行设置。设置的标识采用“双位制”。如:综合为(11)、其余二级类目依次为(12)、(13)……。
四、主表
(一)DQ  党群
     11  党务综合
分党委、总支、直属支部综合材料入此
     12  纪检
     13  组织
     14  宣传教育
     15  统战   民主党派材料入此
     16  工会   妇女工作、房屋管理条例、住房分配等材料入此
     17  团委  学生社团材料入此
(二)XZ  行政
     11  综合  教职工代表大会和院系、所等 单位综合材料入此
     12  人事  干部考核材料入此
     13  监察审计
     14  武装保卫
     15  档案、图书、文博
(三)XS  学生
     11  计划内学生
     12  计划外学生
(四)JX  教学
     11  综合
教育评估、优秀教学评奖、师资培养材料、学生运动会材料入此
     12  学科与实验室建设
     13  招生
     14  学籍管理
     15  课堂教学与教学实践
     16  学位
     17  毕业生
     18  教材
     19  教学研究与教育质量评估
(五)KY  科学研究
     11  综合
12  科研项目  科技论文、科研报奖等材料如此
     13  专利
(六)JJ  基本建设
     11  综合  校园绿化等工作入此
     12  工程项目
(七)SB  仪器设备
     11  综合
     12  仪器设备种类或型号
(八)CP  产品生产
     11  综合
     12  产品种类或项目 (产学研)
(九)CB  出版物
     11  综合
     12  学报
     13  刊物
(十)WS  外事
     11  综合
     12  出国(境)
     13  来校
     14  国际合作与会议
     15  外国留学生工作
(十一)CK  财会
     11  综合
     12  会计报表
     13  会计账簿
     14  会计凭证
     15  工资清册
(十二)SX  声像
     11  综合
     12  照(底)片
     13  录音带
     14  录像带、光盘
(十三)SW 实物
     11  奖牌、奖杯
     12  证书、锦旗
     13  印章
     14  礼品、纪念品
(十四)SH  神禾
     11  综合  本校总务、后勤有关材料入此
     12  神禾财务
五、档号的编制
按照《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号,根据《高等学校档案实体分类法》,结合本校各类档案的内容、特点,编制用于组成档号的一级或二级类目代号简表。
档号包括年度号、分类号、案卷号三部分,年度号由四位阿拉伯数字组成,分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。采用汉语拼音大写字母加阿拉伯数字相结合的混合号码制。模式为:
年度号+分类号+案卷号
××××—××00—1~n
                         案卷号
                         各类档案二级类目代号
                         各类档案一级类目代号(汉语并音)
                         年度号

各大类的档号的模式如下:(每类任选一项)
(一)党群类
2007—DQ11—1~n
                          案卷号
                          党群类综合
                          党群类
                          年度号
(二)行政类
2007—XZ13—1~n
                          案卷号
                          监察审计
                          行政类
                          年度号
(三)学生类
2007—XS12—××—××
                          本、专科
                          学科(系、院)
                          计划外(非统招)
                          学生类
                          年度号(入学年或毕业年)
(四)教学类
2007—JX14—1~n
                          案卷号
                          学籍管理
                          教学类
                          年度号

(五)科研类
2007—KY12—1~n
                           案卷号
                           科研项目(课题)
                           科研类
                           年度号

(六)基建类
2007—JJ12—1~n
                           案卷号
                           基建工程项目
                           基建类
                           年度号

(七)仪器设备类
2007—SB12—1~n
                           案卷号
                           仪器设备种类或型号
                           仪器设备类
                           年度号
(八)产品类
2007—CP11—1~n
                           案卷号
                           综合
                           产品类
                           年度号

(九)出版物类
2007—CB12—1~n
                           案卷号
                           学报
                           出版类
年度号

(十)外事类
2007—WS15—1~n
                           案卷号
                           外国留学生工作
                           外事类
                           年度号

(十一)财会类
2007—CK13—1~n
                           案卷号
                           会计账薄
                           财会类
                           年度号

(十二)声像类
2007—SX14—1~n
                           案卷号
                           录像带、光盘
                           声像类
                           年度号
(十三)实物类
2007—SW13—1~n
                           案卷号
                           印章
                           实物类
                           年度号

(十四)神禾类
2007—SH11—1~n
                           案卷号
                           综合
                           神禾类
                           年度号 



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